PESEL zbędny w decyzjach administracyjnych?

W ostatnim czasie można zauważyć zainteresowanie Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych (PUODO) uregulowaniem kwestii numeru PESEL. Niedawno Prezes zapowiedziała wzmożoną kontrolę w zakresie dostępu do rejestru PESEL dla przedsiębiorców. Tym razem PUODO opublikowała na swojej stronie informację o tym, że zamieszczanie numeru PESEL, celem oznaczenia strony w sprawie administracyjnej, jest niezgodne z prawem.
Praktyka organów administracji publicznej jest odmienna. Wydają one decyzje administracyjne zgodnie z art. 107 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, wedle którego w decyzji musi zawierać się oznaczenie stron lub strony postępowania. Organ powinien właściwie nadać takie oznaczenia stronie, które pozwalają na jej zindywidualizowanie. PUODO jednoznacznie wskazała, że wystarczy zamieszczenie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania. W związku z obowiązywaniem RODO używanie numeru PESEL jest niezgodne z zasadami określonymi w rozporządzeniu, gdyż posługiwanie się nim jest obwarowane odpowiednimi zabezpieczeniami. Urząd podkreślił, że organy nie postępują zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w RODO.
Z RODO wprost wynika, iż używanie numeru PESEL jest możliwe, gdy takie działanie jest opisane wprost w przepisach prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przykładowo, numer PESEL musi znajdować się w tytule wykonawczym (art. 27 § 1 pkt 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji). Oznacza to, że dopiero na etapie prowadzonego postępowania egzekucyjnego możliwe i wskazane jest podanie numeru PESEL strony postępowania.
Ze stanowiskiem PUODO ciężko się zgodzić. Odpowiednie oznaczenie stron może mieć kluczowe znaczenie dla odbiorcy decyzji administracyjnej. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, że pod jednym adresem zamieszkania znajdują się dwie osoby o identycznym imieniu i nazwisku. To dopiero PESEL wskazuje precyzyjnie na stronę postępowania administracyjnego. Co więcej, rezygnacja z zamieszczania numeru PESEL w decyzji może wywołać zbędne zamieszanie i tym samym przedłużyć całe postępowanie.

DJ