Poczta elektroniczna pod obserwacją a RODO!

Pracodawca ma prawo do kontroli służbowej poczty elektronicznej pracowników na podstawie przepisów prawa krajowego, tj. art. 223 Kodeksu pracy. Stanowi on, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania takiego monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Ponadto zatrudniający obowiązany jest do podania takiej informacji z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, a w przypadku nowych pracowników – przed dopuszczeniem ich do pracy. Przytoczone regulacje pochodzące z prawa krajowego nie są jednak jedynymi przepisami normującymi omawianą kwestię. Należy pamiętać bowiem, że możliwość monitorowania poczty elektronicznej nie zwalnia pracodawców ze stosowania przepisów RODO, w tym art. 5, który przy zbieraniu danych każe kierować się takimi wytycznymi jak m.in. minimalizacja ich ilości, integralność i poufność, rozliczalność (konieczność wykazania zgodności podjętych działań z przepisami) czy ograniczenie okresu przechowywania do czasu absolutnie niezbędnego. RODO wymaga także przekazywania osobom, których dane są przetwarzane, informacji w przystępnej, zrozumiałej formie. Warto przypomnieć, że pracodawca nie ma żadnej podstawy prawnej do kontrolowania prywatnych wiadomości pracowników, nawet jeśli zostały wysłane ze służbowej skrzynki pocztowej. Byłoby to naruszeniem szeregu praw jednostki, włącznie z prawami ustanowionymi na poziomie konstytucyjnym.